Eine Volltextsuche ist über die Suchmaske auf der Startseite des Themenportals möglich.

14 Themen, die über weitere Kategorien und über 570 Sachschlagwörter und Organisationen gegliedert sind, laden zum Stöbern und Entdecken ein (Bsp.: "Krieg und Frieden" → "Namhafte Kriege und Schlachten" →  "Schlacht von Seckenheim"). Im Thema "Kirche und Frömmigkeit" finden Sie kirchliche Institutionen und Körperschaften wie Domkapitel, Klöster, Stifte und ähnliche Einrichtungen.

Der Index Orte (über 2.300 Einträge) verzeichnet Städte, Gemeinden, Burgen und dergleichen nach der heutigen politischen Gliederung. Übergreifende Geographika, Herrschaften und Regionen finden sich auch im Indexbegriff "Flüsse, Berge, Regionen".

Der Index Personen (über  7.400 Einträge) erlaubt eine gezielte Suche nach Personen und Familien oder eine Anzeige aller vorhandenen Personenindexbegriffe. Die reaktive Suchfunktion gestattet es, alle Bestandteile eines Personenindexeintrags (neben Vor- und Beinamen auch Wirkungsort, Amt, Beruf, Ehepartner) anzuzeigen. Die Suche nach "Hofgericht" in der Personensuche resultiert beispielsweise in der Anzeige der Personen, die als Beisitzer am Heidelberger Hofgericht in ihrem Personenindexeintrag gelistet werden.

Die Laufzeit erlaubt eine Eingrenzung der Datierungen. Eine genaue Suche liefert Ergebnisse, die sich ausschließlich in diesem Zeitraum befinden. Eine erweiterte Suche umschließt auch jene Ergebnisse, die ein von-bis-Datum enthalten, das über den gewünschten Suchzeitraum hinausgeht. Hinweis: Derzeit ist aus technischen Gründen nur eine Suche nach Jahren und nicht nach tagesgenauen Daten funktionsfähig.

Eine übergreifende Kombination der Filter (Bspw. Schlagwort "Mühle" mit Ort "Germersheim" und der Laufzeit "1480-1500") ist möglich. Nach Auswahl der Filter werden diese unterhalb des Titel- und Suchfelds angezeigt und können dort entfernt werden. Das Suchergebnis zeigt bei Kombination mehrerer Filter über unterschiedliche Kategorien (Themen, Orte, Personen, Laufzeit) hinweg im Endergebnis jene Urkunden an, bei denen alle gesetzten Filter bzw. Schlagworte vorkommen und zutreffen. Schlagworte aus derselben Kategorie werden hingegen als oder-Verknüpfung angezeigt. So ist es zum Beispiel möglich, sich sowohl Urkunden anzeigen zulassen, die "Mühlen" betreffen, als auch jene, die "Fischteiche" betreffen.

Das Suchergebnis kann durch die Hinzufügung oder Wegnahme der Filter nach Belieben weiter eingegrenzt oder modifiziert werden.

Die Anzeige aller Urkunden des Projekts ist über eine "leere" Suche (ein Klick auf die Lupe ohne Suchbegriff) in der Suchmaske möglich. Diese Gesamtanzeige kann wiederum durch die obigen Filter in beliebiger Kombination eingegrenzt werden.

Beachten Sie auch die allgemeinen Recherchehilfen für das Archivportal-D, insbesondere zur Anlage von Merklisten.

Personen wurden unter ihrem Beinamen und mit Wirkungsorten hinter dem Semikolon angelegt (Bsp.: Erger, Hans; zu Weinheim). Fehlt ein Beiname, aber ist eine Ortsbenennung vorhanden, sind sie nach dieser gelistet (Weinheim, Wilhelm von). Adelsfamilien finden sich demnach vorwiegend nach dem etablierten Schema Beiname+Ortsbenennung, Taufname (Horneck von Weinheim, Philipp). Sind keine anderen Informationen vorhanden, folgt eine Anlage mit dem Taufnamen. Zusätzliche Informationen zu Verortung, Beruf, Wirkungsdauer usw. folgen nach dem Semikolon. Als gängige Abkürzungen sind dabei zu finden:

d. A. = der Alte

d. Ä. = der Ältere

d. J. = der Junge / der Jüngere

erw. = erwähnt

m. = maritus, Ehemann

N. N. = Nomen nominandum, unbekannt

pfgf. = pfalzgräflich

ux. = uxor, Ehefrau 

Päpste, Kaiser und Könige finden sich unter ihrem Rufnamen und Ordinalzahl mit Angaben zum Amt und Lebensdaten hinter dem Semikolon.

Landesfürsten sind unter den Territorien (Pfalz, Bayern, Baden, Württemberg, Hessen), Bischöfe und Äbte nach ihren geistlichen Sitzen eingeordnet. Bei der Bekleidung mehrerer Ämter oder Episkopate wurde in der Regel das ranghöchste gewählt. Einzelne Abweichungen von diesen Regeln wurden dann gewählt, wenn sich eine Namensvariante bereits überwiegend in der Literatur durchgesetzt hat. Bei bisweilen weniger stark normierten Namen findet sich im Personenindex eine Aufnahme von Namensvariationen (Bellendörfer, Pellendorfer, Pellndörfer).

Frauen finden sich in der Regel unter ihrem Familien- bzw. Herkunftsnamen; ist ein solcher nicht bekannt, finden sie sich in der Regel unter ihrem Taufnamen.

Vereinzelt gibt es einen Gruppeneintrag für ganze Geschlechter und Familien (Baden, Markgrafen von oder Landschad von Steinach, Familie). Diese Einträge finden vor allem dann Verwendung, wenn in der entsprechenden Urkunde summarisch und allgemein darauf verwiesen wird.

Die Ortsindizes des Themenportals sind nach folgenden Grundschemata aufgebaut. Sie folgen modernen Schreibweisen und politischen Zugehörigkeiten:

• Ort Landkreisabkürzung (Bad Wimpfen HN)
• Ortsteil : Ort Landkreisabkürzung (Auerbach : Bensheim HP)

Vor allem für Orte im Elsass und in Lothringen, die in den mittelalterlichen Urkunden vornehmlich in ihrer deutschen Namensform vorkommen, wurde im Index eine Doppelform gewählt:

• Deutscher Ortsname = fremdsprachiger Ortsname, Region [Land] (Weißenburg = Wissembourg, Dep. Bas-Rhin [F])

Nach einem ähnlichen Schema wurden Orte angelegt, die im Lauf ihrer Geschichte eine Umbenennung erfahren haben:

• Alter Name = neuer Name Landkreisabkürzung
• Alter Name = neuer Name dt. = neuer Name frz., Region [Land] (Einartshausen = Pfalzburg = Phalsbourg, Dep. Moselle [F]) 

Burgen sind ebenfalls unter den Orten aufgeführt. Geistliche Organisationen, die meist eher als Personenverband denn als Geographikum von Bedeutung sind, sind unter dem Thema "Kirche und Frömmigkeit" eingeordnet.

In der Kategorie "Flüsse, Berge, Regionen" finden sich all jene Geographika, die sich nicht oder nur schwerlich konkreten Orten zuweisen lassen. Dabei handelt es sich u. a. um:

• Bäche und Flüsse
• Natürliche Landschaften wie Berge, Gebirge, Wälder
• Fürstentümer, Grafschaften und Herrschaften (z. B. Leiningen; Grafschaft, Geroldseck; Herrschaft)
• Weitere geographische Räume (wie Bergstraße und Böhmen)

Orts-Indexbegriffe wurden im Themenportal angehängt, wenn ein Ort als Geographikum oder dessen Gemeinde als Akteur in den Urkunden vorkommt. Bei Orten als Bestandteil von Personennamen wurde in der Regel auf eine zusätzliche Indizierung mit dem Orts-Indexbegriff verzichtet. Bei Maß- und Währungsangaben wurde kein Orts-Indexbegriff gesetzt (bspw. Bopparder Fuder, Straßburger Pfennige); gleiches gilt für die Nennung von Diözesen zur Identifizierung von geistlichen Einrichtungen/Personen.

Die Ausstellungsorte der Urkunden wurden mit ihren Index-Begriffen versehen; eine Ausnahme hiervon bildet Heidelberg, das ubiquitär als Ausstellungsort der pfalzgräflichen Urkunden vorkommt und den Indexbegriff "Heidelberg HD" übermäßig anreichern würde.

Die einzelnen Urkunden wurden gemäß der Erschließungsrichtlinien der beteiligten Archive erschlossen, Aufbau des Regests sowie Erschließungstiefe variieren daher innerhalb des Projekts. Grundlegend aufgenommen wurden die rechtsrelevanten Inhalte sowie die vorkommenden Orte und Personen. Auf eine namentliche Aufzählung von Gemarkungen oder Anrainern wurde in der Regel verzichtet, ihr Vorhandensein im Regest aber angemerkt. Die jeweilige Verschlagwortung der einzelnen Urkunden erfolgte grundsätzlich ebenfalls anhand der Richtlinien der beteiligten Archive.

Im Themenportal wurden die Urkunden darüber hinaus anhand des oben beschriebenen Vokabulars mit Indexbegriffen versehen (Personen, Orte, Organisationen und Sachbegriffe). Dies ermöglicht eine übergreifende Normierung und vereinheitlichte Recherchemöglichkeit innerhalb des Themenportals.

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